مقاله و مبانی نظری اتوماسیون اداری ,

مبانی نظری و پیشینه پژوهش سیستم اتوماسیون اداری (فصل دوم)

در قالب WORD ودر 56 صحه وقابل ویرایش

فهرست مطالب

-3-1. تاریخچه    28
2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص    ..29
2-3-3. اتوماسیون اداری (خودکاری اداری).    30
2-3-4. گردش مکاتبات اداری.    31
2-3-5. معایب و مشکلات نظام اداری غیر مکانیزه(مکاتبات اداری)     32
2-3-6. دلایل استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری.    33
2-3-7. دلایل عدم استفاده از سیستم های اتوماسیون اداری ..    33
2-3-8. مزایای استفاده از اتوماسیون اداری    33
2-3-8-1. با توجه به وجه مالی و جریان نقدینگی ..    33
2-3-8-1-1. مزایای مستقیم    34
2-3-8-1-2. مزایای غیر مستقیم    ..34
2-3-8-2. در مقایسه با مشکلات گردش کار دستی    34
2-3-9. مشکلات استفاده از اتوماسیون اداری.    36
2-3-10. استفاده کنندگان از سیستم اتوماسیون.    37
2-3-10-1. مدیران    .37
2-3-10-2. کارمندان.    37
2-3-10-3. مشتریان.    37
2-3-10-4. کارمندان بایگانی و دبیرخانه..    37
2-3-10-5. بشریت    .38
2-3-11. ارگونومی در مکانیزاسیون اداری:.    38
2-3-12. چالش های اتوماسیون اداری    38
2-3-13. تکنولوژی لازم برای مکانیزه کردن امور دفتری.    39
2-3-13-1. واژه پردازها..    40
2-3-13-2. نشر رومیزی ..    41
2-3-13-3. کشو های بایگانی الکترونیکی.    41
2-3-13-4. پست الکترونیکی ..    41
3-3-13-5. پست صوتی    42
2-3-13-6. فاکس    42
2-3-13-7. کنفرانس صوتی    43
2-3-13-8.کنفرانس ویدئویی.    44
2-3-13-9. کنفرانس های کامپیوتری..    44
2-3-13-10. سند خوان ها.    44
2-3-13-11. ماشین های کپی هوشمند    44
2-3-14. انتخاب «ترکیب اتوماسیون اداری»برای مدیر    45
2-3-15. اجرای سیستم های اتوماسیون اداری.    45
2-3-16. شرایط استفاده از سیستم اتوماسیون اداری..    46
2 -3-16-1. اطلاعات پایه    ..46
2-3-16-2. عملیات مربوط به نامه های وارده    46
2-3-16-3. عملیات مربوط به نامه های صادر.ه.    46
2-3-16-4. عملیات مربوط به مکاتبات داخلی.    47
2-3-16-5. عملیات مربوط به گردش مکاتبات و کارهای اداری.    47
2-3-16-6. عملیات مربوط به پیگیری و ردیابی مکاتبات و کارهای ارجاع شده ..    47
2-3-16-7. عملیات مربوط به بایگانی    47
2-3-16-8. عملیات مربوط به جستجو وبررسی ..    47
2-3-16-9. عملیات مربوط به گزارش ها و مشاهدات.    47
2-3-16-10. امنیت حدود دسترسی..    48
2-3-17. تحقق دولت الکترونيک در ايران.    48
2-3-17-1. اتوماسيون فعاليتهاي اختصاصي    48
2-3-17-2. اتوماسيون فعاليتهاي عمومي    ..49
2-3-18. مزایای دولت الکترونیکی    ..49

منابع

2-3-1. تاریخچه
منشا اتوماسیون به اوایل دهه 1960 بر می‌گردد، یعنی زمانیکه شرکت IBM عبارت «واژه پردازی »را به منظور بیان فعالیت قسمت تحریر الکترونیکی خود مطرح نمود. عبارت مذکور، مبین این مفهوم است که فعالیت های اداری حول و حوش پردازش«واژه»ها میگردد. هدف IBM از بیان این مفهوم جدید این بود که همان توجهی را که قبلا به کامپیوتر ها و پردازش داده ها معطوف بوده است، به محصولات اداری معطوف نماید.(www.imi.ir/tadbir)
اولین نمونه عینی مفهوم یاد شده در سال 1964، به منصه ظهور رسید؛ یعنی زمانیکه IBM ماشینی به نام ام تی/اس تی(MT/ST) را به بازار عرضه نمود. ام تی/اس تی، یک نوع ماشین تحریری بود که به یک نوار مغناطیسی متصل بود. با ابداع این ماشین تحریر و معرفی آن به بازار، صرفه جویی های عمده ای در وقت و انرژی افراد ماشین نویس بوجود آمد و کارایی آنها راتا حد زیادی بالا برد. با استفاده از این ماشین تحریر، پس از یک بار تایپ نمودن یک نامه، این امکان وجودداشت که بتوان آن را به تعداد دلخواه از روی نوار مغناطیسی که متن نامه مذکور، حین تایپ اولیه در آن ضبط شده بود، تایپ نمود.تنها کاری که ماشین نویس انجام می‌داد، این بود که نام اشخاص و آدرس آنها راروی هرنامه تایپ می‌کرد. .(www.imi.ir/tadbir)
مزیت دیگری که این ماشین داشت، این بودکه پس از متن یک نامه تشخیص آنها (نامه های تایپ شده ) از نسخه اصلی، امکان پذیر نبود. در حال حاضرطیف وسیعی از تکنولوژی ها، اعم از کامپیوترو غیر آن در کارهای اداری، مورد استفاده قرار می‌گیرند. تمام این کاربردها تحت عنوان اتوماسیون اداری تعریف        شده اند .(www.imi.ir/tadbir)
نیاز به تکامل های بعدی به این خاطر بود که طی دهه1970 کارایی کارخانه ها 85 تا 90 درصد افزایش یافت، در حالیکه کارایی دفتری تنها 4 درصد افزایش داشت. پس باید سیستم هایی ایجاد می‌شد که باعث افزایش بهره وری وکارایی دفاتر نیز بشود.(مک لئود،1377،ص472)
تاحدود سال1980، اتوماسیون اداری به عنوان راهی برای ارتقاء سطح بهره وری منشی ها و کارکنان دفتری دیده می‌شد. دست آوردهای اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را درانجام بیشتر،سریع تر و بهتر بر روی اسناد یاری می‌داد. سپس روشن شد کارکنان متفکر نیز می‌توانند ازاتوماسیون اداری سود جویند. اتوماسیون می‌تواند تهیه مکاتبات ارسالی برای کارکنان متفکررا سهل تر سازد. برای نمونه، کارکنان متفکر یا منشی های آنان می‌توانند با استفاده از کلمه پردازها، نام ها، یادداشت ها، گزارشات، پاسخ مکاتبات را تهیه کنند.(مک لئود،1377،ص473)
2-3-2. اتوماسیون اداری :یافتن تعریفی مشخص
عده ای معتقدند که سیستم و چارچوبی به نام اتوماسیون اداری وجود ندارد، بلکه ترکيبی از وسایل و تجهیزات گوناگون برای تسهیل در امور مرتبط با فعالیت های اداری را اتوماسیون اداری می‌نامند. از دهه 1960 که جنبه های بیشتری از کاربردها وفعالیت های اداری و بازرگانی گسترش یافت، وجود یک سیستم،یکپارچه اداری، که حجم عظیم مکاتبات و اطلاعات را در بر گیرد به وضوح احساس شد که با      نام های مختلفی مانند سیستم اداری ،سیستم های اطلاعات اداری، سیستم های کاربر نهایی و سیستم های کاربر نهایی محاسباتی نامیده شده است. ولی عمومی ترین وبالاترین درجه از اتوماسیون سیستم های اداری به نام اتوماسیون اداری معروف است.(لاودن،1384،ص126)
سیستم های فوق تعریف مشخصی ندارند بلکه منحصر به تعیین دیدگاه های کاربر است و این خود به این معنی است که سیستم های اتوماسیون اداری دارای تعاریف متعددی است که در اینجا به برخی ازآنها اشاره می‌شود:
- در تعریفی ساده اتوماسیون اداری را استفاده از فناوری مناسب برای کمک به مدیریت اطلاعات          می‌دانند.(مک لئود،1377،ص471)
- از دیدگاه ریموند اتوماسیون اداری عبارت است از تمام سیستم های الکترونیک رسمی و غیر رسمی که به برقراری ارتباط اطلاعات بین اشخاص در داخل و خارج موسسه و بالعکس کمک می‌نماید. کلمه اصلی که اتوماسیون اداری را از داده پردازی،سیستم اطلاعات مدیریت وسیستم پشتیبانی ازتصمیم گیری متمایز می‌سازد ،ارتباطات است،به این معنی که اتوماسیون اداری به منظور تسهیل انواع ارتباطات به هردو صورت شفاهی و کتبی استفاده می‌گردد.(مک لئود،1377،ص472)
- از طرفی زواس معتقد است که سیستم های اطلاعات اداری از امور اداری بوسیله فناوری اطلاعات حمایت می‌کنند. سیستم اطلاعات مدرن از جمله اجزاء سیستم اطلاعات مدیریت است که ابزارهایی را برای ارتباطات و هماهنگی مابین کارگران دانشی و بوسیله ایجاد مدیریت اثربخش اسناد و پیام ها و جلسات الکترونیک فراهم می‌آورد.(لاودن،1384،ص128)
مارتین پوپک نیز چنین تعریفی را از اتوماسیون اداری ارائه داده است که اتوماسیون اداری انسجام پیشرفته برنامه ریزی شده ای از فناوری های جدید و فرایند های مدرن است که بهره وری واثربخشی تمام کارکنان دانشی (مدیران، متخصصان،کارکنان و مشتریان) را افزونی می‌بخشد.(مک لئود،1377،ص472)
- در تعریفی دیگر اتوماسیون اداری را کاربرد وسایل الکترونیک در فعالیت های دفتری به منظور افزایش کارایی ناشی از تکامل تبادل اطلاعات، در داخل دفتر و بین دفاترو محیط آنهاکه درنتیجه با ارائه اطلاعات بهتربرای تصمیم گیری می‌تواند به مدیر سود برساند میدانند.(بهشتیان،1373،ص297)
- همچنین مجموعه سیستم های نرم افزاری، سخت افزاری و مخابراتی، که امکان گردش اطلاعات الکترونیکی را بصورت بدون کاغذ، میان کاربران بیرون و درون سازمان بر پایه اطلاعات رسمی و غیر رسمی، مبتنی بر سیستم های کاربردی و غیرآن فراهم می‌سازد، سیستم اتوماسیون اداری می‌گویند. ابزارهایی مانند پست الکترونیک، نمابر، کنفرانس صوتی و غیره در این مجموعه قرار دارند. (بهشتیان،1373،ص299)- انسجام فعالیت های مختلف در یک سیستم (ابزار) کلی برای رسیدن به کاربردهای اداری یا تولیدی یک سازمان خاص را اتوماسیون اداری می‌گویند، بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از افزودن بسته های نرم افزاری است.ماحصل این پدیده یک محیط جدید اداری متکی بر ارتباطات الکترونیکی است. اتوماسیون اداری ابزاری است که نه تنها به ایجاد دانش از داده ها کمک می‌کند، بلکه انتقال دانش از فردی به فرد دیگر را ممکن می‌سازد.سیستم های اتوماسیون اداری، اداره متون، تصاویر، صدا و دیگر اشکال ارتباطی بین افراد، گروه های کاری و سازمان ها را ایجاد، پردازش، ذخیره، اصلاح و منتقل می‌سازد.بنابراین انسجام الکترونیکی در اتوماسیون اداری فاکتوراساسی است(مومنی،1372،ص504).
همانطور که بیان شد تعاریف مختلفی از اتوماسیون اداری ارائه گردیده است، ولی در آنها نکات اشتراکی نیز دیده می‌گردد یعنی در بیشتر تعاریف منظوراز اتوماسیون اداری،مکانیزه کردن سیستم اداری است که در آن رد و بدل کردن اسناد نوشتاری بر روی کاغذ به حداقل رسیده و درزمان، وقت و نیروی انساني صرفه جویی قابل ملاحظه ای صورت می‌گیرد، به عبارتی به نوعی بهینه سازی در ارسال اسناد در سیستم های اداری ایجاد می‌نماید.

2-3-3. اتوماسیون اداری (خودکاری اداری)
اتوماسیون اداری ( Office  Automation ) : مکانیزمی است در راستای بهبود بهره وری سازمان از طریق اعمال مدیریت اثر بخش و کاربرد مجموعه فعالیتهای سازمان با بهره گیری از : گردش الکترونیکی مکاتبات در سطح سازمان، جستجوی آسان در اطلاعات ذخیره شده، پاسخگویی سریع و به موقع به مراجعان، حذف کاغذ از چرخه مکاتبات اداری، اعمال کنترل مناسب بر کاربران، ثبت و نگهداری بهینه اطلاعات، بهبود ارتباطات درون سازمانی. سیستم اتوماسیون اداری وظیفه بر قراری ارتباطات داخلی سازمان و همچنین افراد سازمان با خارج از سازمان را عهده دار است. این ارتباط به بهبود هماهنگی فعالیت ها و کیفی کردن کار کمک می‌کند. پردازشگر های متن، پست الکترونیک، ارسال صدا، ارسال فاکس، ویدئو کنفرانس و کنفرانس کنفرانس صوتی از ابزار هایی هستند که می‌تواند در این مجموعه به کار رود. سیستم اتوماسیون اداری از سیستم کارتابل و مدیریت فرایند ها تشکیل می‌شود که با سیستم دبیر خانه،                سیستم های پردازش عملیات و سیستم آرشیو در ارتباط است. بنابراین در یک مجموعه کامل اتوماسیون اداری کلیه عملیات سازمان ازطریق سیستم های نرم افزاری سازماندهی مي شود .
باید توجه کرد که ازطریق مدیریت فرایند ها در یک سیستم جامع نرم افزاری می‌توان تمامی عملیات یک سازمان را با استفاده از ابزار های پیش گفته به نحو مطلوب سازماندهی کرد. می‌توان با استفاده از سیستم مدیریت فرایند گردش کلیه فرمهایی را که در سیستم های پردازش عملیات (TPS ) وجود دارند را از طریق سیستم کارتابل به انجام رساند. به این ترتیب بدون استفاده از فرمهای کاغذی " تایید های " مورد نیاز هر فرم تعریف می‌شود و با گردش آن در سیستم کارتابل هر فرایند تکمیل می‌شود. بنابراین اتوماسیون اداری فراتر از بکار گیری تنها یک سیستم کارتابل در سازمان است ولی بخشی از آن محسوب می‌گردد. ضمن آنکه باید توجه داشت با استفاده از سیستم های یکپارچه که در آن کلیه فرایند های سازمانی با یکدیگر مرتبط هستند می‌توان به مفهوم کامل به سمت سازمانی حرکت کرد که در آن گردش اطلاعات سریع به موقع و با اطمینان را انتظار داشت و حتماً بدون استفاده از حتی یک برگ کاغذ .امروزه چگونگی ارتباطات و مکاتبات اداری در سازمان ها و موسسات اقتصادی به کلی متحول شده است، به گونه ای که دیگر فرایند های کند وزمان بر اداری پذیرفتنی نیست. بر این اساس، ضرورت دارد تا ابزاری فراهم شود که با بهره جویی از آن بتوان با سرعت و دقت به انجام فرایند های اداری و پاسخگویی به موقع به آنها پرداخت. به این منظور، استفاده از سیستم اتوماسیون اداری بستر مناسبی رابرای سرعت بخشیدن به امور روزمره فراهم می‌سازد. در فرایند حل مسئله عامل زمان نقش تعیین کننده ای دارد، راه حلی که به موقع حاصل نشود به هیچ عنوان کمک کننده نیست. بدین ترتیب اتوماسیون اداری، با نقشی که در سرعت بخشیدن به جمع آوری و ارائه اطلاعات مورد نیاز مدیران ایفا می‌کند، باعث تصمیم گیری بموقع آنها      می‌شود. اتوماسیون اداری کارکنان دفتری را نیز در انجام عملیات بیشتر، سریعتر و بهتر بر روی اسناد یاری می‌نماید. زمانیکه کلیه دریافت ها و ارسالات به صورت الکترونیکی امکان پذیر باشد، کارهای اداری و دفتری، با کیفیت برتر و توزیع سریعتر انجام می‌شود. با استفاده از انتقال الکترونیکی نامه ها و مکاتبات، کاهش هزینه های دفتری امکان پذیر است.(venegas،2007،ص21)